Penerapan ISO 9001:2008 membutuhkan beberapa dokumen yang harus dibuat. Sistem dokumentasi ini diperlukan untuk menjamin bahwa penerapan sistem manajemen mutu berlangsung secara terarah, terkendali dan terukur. Berikut ini adalah dokumen ISO 9001:2008
1. Manual Mutu atau Pedoman Mutu (Quality Manual)
Manual
Mutu atau Pedoman Mutu adalah sebuah dokumen yang berisi pernyataan dan
komitmen perusahaan tentang penerapan ISO 9001:2008. Biasanya manual
mutu dibuat dengan menginterpretasikan klausul-klausul ISO 9001:2008
yang disesuaikan dengan penerapan yang dilakukan oleh perusahaan
tersebut. Manual mutu dibuat sebagai pedoman penerapan ISO 9001: 2008
di suatu perusahaan.
2. Struktur Organisasi dan Business Process Mapping
Struktur
organisasi menunjukkan hierarki yang ada di suatu perusahaan secara
global. Adapun business process mapping mampu menjelaskan interaksi
antar bagian yang ada di perusahaan mulai dari pesanaan pelanggan sampai
produk atau jasa diterima pelanggan. Kedua dokumen ini nantinya akan
dijadikan pedoman yang penting dalam penyusunan job description dan juga prosedur kerja ISO 9001
3. Kebijakan Mutu dan Sasaran Mutu
Kebijakan
mutu adalah sebuah dokumen yang berisi pernyataan komitmen perusahaan
terkait penerapan sistem manajemen mutu di perusahaan nya. Adapun
sasaran mutu adalah target-target yang hendak dicapai oleh perusahaan.
Sasaran mutu harus terarah dan terukur. Dalam pengertian, memiliki
target yang jelas (dalam bentuk angka). Misalkan: Perolehan benefit Rp. 1
Milyar sampai akhir tahun 2010, Zero accident, maksimal 3 keluhan
pelanggan per tahun, dan sebagainya.
4. Prosedur Kerja
Prosedur
kerja adalah dokumen yang berisi panduan pelaksanaan suatu pekerjaan.
Prosedur kerja yang baik seharusnya memenuhi ketentuan berikut:
- Mampu menjelaskan tujuan pembuatan prosedur serta ruang lingkup penerapan prosedur kerja tersebut
- Tidak mengandung istilah-istilah yang multitafsir. Sehingga perlu dijelaskan makna istilah yang dimaksud.
- Mampu
menjelaskan langkah-langkah pekerjaan dengan jelas beserta pihak-pihak
yang bertanggung jawab menjalankan pekerjaan tersebut.
- Memastikan bahwa semua rekaman mutu (form atau bukti lainnya) yang dibutuhkan senantiasa diisi
Jika
kita baca standar ISO 9001, maka jelas bahwa prosedur kerja yang wajib
dimiliki oleh setiap organisasi yang ingin menerapkan ISO 9001 hanya ada
enam prosedur saja, yaitu:
- Prosedur Pengendalian Dokumen
- Prosedur Pengendalian Rekaman Mutu
- Prosedur Pengendalian Produk Tidak Sesuai (Non-Conforming Product)
- Prosedur Prosedur Internal Audit
- Prosedur Tindakan Perbaikan
- Prosedur Tindakan pencegahan
Adapun
prosedur lain seperti misalnya prosedur pembelian, prosedur penerimaan
order pelanggan, prosedur produksi, dan prosedur lainnya tidak wajib
dibuat selama sautu organisasi dapat menjamin bahwa tanpa adanya
prosedur, kegiatan yang ada dapat tetap dijalankan dengan terarah dan
terkontrol. Perlu dicatat,
untuk kegiatan selain enam kegiatan di atas yang wajib dimiliki
prosedurnya, ada beberapa kegiatan yang memang tidak diwajibkan adanya
prosedur kerja, namun diwajibkan adanya rekaman mutu (baca standar ISO
9001).
5. Instruksi Kerja
Instruksi
kerja ISO 9001 dibuat untuk menjelaskan langkah-langkah kegiatan yang
lebih detail daripada prosedur kerja atau bisa jadi menjelaskan detail
kegiatan untuk tiap tahapan kegiatan yang disebutkan di prosedur kerja.
Instruksi kerja hanyalah dokumen untuk membantu memahami prosedur kerja
ISO 9001 dengan baik. Tidak ada ketentuan dari ISO 9001 untuk membuat
instruksi kerja.
6. Rekaman Mutu
Rekaman
mutu adalah dokumen yang dapat menunjukkan bukti dilaksanakannya suatu
pekerjaan. Rekaman mutu dapat berupa formulir (form), foto, video, atau
rekaman data computer (softcopy). Namun lazimnya adalah berupa form.
Contohnya formsuratpermohonan pembelian, form checkseet pemeriksaan
mesin, dan sebagainya.
Telah
disebutkan sebelumnya bahwa ada beberapa kegiatan yang diwajibkan
memiliki rekaman mutu seperti kegiatan seleksi dan evaluasi supplier,
evaluasi kepuasan pelanggan, dan sebagainya. Untuk lebih jelasnya
silahkan baca standar ISO 9001.
http://konsultaniso.web.id/sistem-manajemen-mutu-iso-90012008/dokumen-apa-saja-yang-harus-dibuat-untuk-menerapkan-iso-90012008/
